Mit ca. 220 engagierten Beschäftigten sind wir Tag für Tag im Einsatz für unsere Samtgemeinde und für über 20.000 Bürger*innen. Mit unseren Ideen und Engagement gestalten und verwalten wir die Samtgemeinde Meinersen, eine Kommune im Großraum Braunschweig mit vielen Sport-, Kultur- und Freizeitmöglichkeiten.
Im Fachbereich Finanzen ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle im Bereich Assistenz der Fachbereichsleitung zu besetzen.
Die Stelle ist unbefristet mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Stunden zu besetzen. Die Eingruppierung erfolgt vorbehaltlich der abschließenden Stellenbewertung in die Entgeltgruppe 7 TVöD.
Ihr Profil:
- Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung für den Beruf des*der Verwaltungsfachangestellten bzw. einen erfolgreichen Abschluss des Angestelltenlehrgangs I oder für den Beruf zur*zum Kauffrau*-mann für Büromanagement
- Alternativ verfügen Sie über eine abgeschlossene dreijährige kaufmännische Berufsausbildung und haben die Bereitschaft zur Teilnahme an der hausinternen Quereinsteigerschulung (bis zum erfolgreichen Abschluss erfolgt die Eingruppierung eine Entgeltgruppe niedriger) oder haben diese bereits erfolgreich abgeschlossen. Darüber hinaus verfügen Sie über eine mehrjährige Erfahrung im Assistenzbereich.
- Sie besitzen ein hohes Maß an Organisationsgeschick, arbeiten selbstständig, ziel- und ergebnisorientiert, sind belastbar, flexibel und dabei ausgeglichen
- Sie treten souverän auf, sind absolut vertrauenswürdig und loyal
- Sie verfügen über fundierte Kenntnisse in allen Office Anwendungen, insbesondere Outlook und Excel und sind dazu in der Lage, sich kurzfristig mit den u.a. Fachanwendungen vertraut zu machen
- Sie haben ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
Ihre Aufgaben:
- Wahrnehmung allgemeiner Sekretariats- und Assistenzaufgaben für die Fachbereichsleitung
- Gezielte Unterstützung im Sekretariat sowie Entlastung der Fachbereichsleitung im Tagesgeschäft
- Selbständiges Office Management (Terminverwaltung, Telefon- und Schriftverkehr sowie Gästebetreuung)
- Sitzungsdienst für den eigenen Fachbereich und Vertretung gemäß Vertretungsplan (z.B. Schreiben von Beschlussvorlagen, Einladungen und Protokollen sowie Zusammenstellen der Unterlagen für die Sitzungen)
- Die vorangegangenen Aufgaben führen sie ebenfalls für die Mitgliedsgemeinde Leiferde durch, die Fachbereichsleitung Finanzen übt zurzeit die Funktion des Gemeindedirektors für die Mitgliedsgemeinde Leiferde aus.
- Fachamtsspezifische Aufgaben (Veröffentlichung von Satzungen und Haushaltsplänen, Führen von Wiedervorlagelisten zum Jahresabschluss, Mitarbeit Im digitalen Rechnungsworkflow)
- Arbeiten mit verschiedenen Fachanwendungen, insbesondere dem Sitzungsdienst (Allris), dem Rechnungsworkflow (NewSystem) und der Homepage (iKISS)
Wir bieten:
- Einen zukunftssicheren Arbeitsplatz in einer modernen und bürgerorientierten Verwaltung
- Eine begleitete, strukturierte Einarbeitung
- Gesundheitsfördernde und -erhaltende Maßnahmen im Rahmen unseres Betrieblichen Gesundheitsmanagementangenehmes
- Angenehmes Betriebsklima (u.a. Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern, Gesundheitstag)
- Aktive Unterstützung bei der Suche nach einer Kinderbetreuung und vergünstigte Ferienbetreuung für Ihre Schulkinder
- 30 Urlaubstage und zusätzlich dienstfreie Tage am 24.12. und 31.12.
- Jahressonderzahlung gemäß § 20 TVöD
- Leistungsorientierte Bezahlung gem. § 18 TVöD
Für Fragen zum Aufgabenprofil steht die Fachbereichsleitung Michael Zobjack (Tel.: 05372-89-210) zur Verfügung.
Ansprechpartnerin im Team Personal ist Tatjana Köppe (Tel.: 05372-89 117).
Ihre aussagekräftige Bewerbung senden Sie per Mail mit der Kennung 37/2024 (als PDF) an personal@sg-meinersen.de.
Die Bewerbungsfrist endet am 29.07.2024.
Anmerkungen
Wir fördern die berufliche Gleichstellung aller Mitarbeitenden sowie die Vielfalt unserer Beschäftigten. Es gehört zu unserem Selbstverständnis, dass Bewerber*innen mit Schwerbehinderung und ihnen gleichgestellte Personen bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt werden. Ebenfalls werden im Falle gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung nach Maßgabe des NGG (Niedersächsisches Gleichberechtigungsgesetz) bei dieser Stelle Männer bevorzugt berücksichtigt. Mit der Abgabe der Bewerbung willigen Sie der Speicherung der personenbezogenen Daten während des Bewerbungsverfahrens ein.